Trojka je magické číslo
Bezohledná efektivita. Neustále vyžadovaná na schůzích správní rady, ne vždy je ale každodenní realitou. Pro mnoho pracovníků v kanceláři je zdrojem ambicí a zároveň úzkosti. Všechno se musí vyrobit rychleji a zároveň s menšími náklady. Stále vzrůstající tlak pociťují oddělení IT, jejichž úkolem je pomoci zaměstnancům dosáhnout výše uvedených (a někdy nerealistických) cílů.
Zlepšení produktivity bylo hlavní prioritou vždy, ale nyní jeho důležitost ještě vzrostla, protože firmy se potýkají se stále rostoucím množstvím informací, které zpomalují jejich obchodní činnost. Je šokující, že pracovníci dnes stráví v průměru 25 minut denně hledáním archivovaných dokumentů. Vynásobte toto číslo počtem zaměstnanců ve své firmě a počtem dnů v týdnu a v číslech vám vypadne obrovské plýtvání. Co s tím můžete udělat?
Vedoucí pracovníci oddělení IT často zmiňují jako klíčové faktory pro dosažení produktivity v kanceláři akceschopnost, jasnou komunikaci a schopnost poskytnout zaměstnancům správné nástroje a infrastrukturu. Ale zkoušeli jste někdy hledat tipy na zvýšení produktivity na Googlu? Zdá se, že řešení jsou tam nekonečné seznamy. „Pět tipů pro zvýšení produktivity v kanceláři“, „Osm technických tipů pro zlepšení produktivity vašeho podnikání“ a „Čtyři tipy na zvýšení produktivity, které pomohou malým firmám“... Zdá se, že jediné, co musíte udělat, je uvést vlastní číslo.
Naše číslo je velmi jednoduché. TŘI. Pracovníci po celé Evropě říkají, že produktivitu lze snadno zvýšit splněním tří jednoduchých faktorů: centrálním úložným systémem, standardizovanými postupy a školením.
Zavedení správné infrastruktury je to jen počáteční krok, ale i s ním oddělení IT často zápasí. Každý vedoucí pracovník si musí pamatovat, co ve zkratce IT znamená písmeno „I“, a zaměřit svou práci na správu informací.
Proč? Protože téměř polovina kancelářských pracovníků považuje firmu za neproduktivní kvůli tomu, že informace nejsou náležitě sdíleny. Práce se tak zbytečně dělá znovu, což znamená masivní a zbytečné plýtvání firemními zdroji a rozpočtem. Takové plýtvání se dá snadno omezit zavedením standardizovaných postupů. První krokem je dohoda, zda se dokumenty budou archivovat v papírové nebo elektronické podobě s následným konzistentním pojmenováváním souborů, přičemž různé firmy budou mít různé postupy.
Nicméně zavedení standardizovaných postupů nestačí. CIO musí také zajistit, že se takové postupy budou dodržovat. Klíčem k tomu, aby pracovníci takové metody zvládli a přestali plýtvat časem, je průběžné školení. Někteří lidé jsou dokonce přesvědčeni, školení by měla být hlavní priorita pro zlepšení produktivity práce v kanceláři, protože si uvědomují, že lepší seznámení se s technikou, kterou využívají, znamená, že z ní vytěží co nejvíc a že budou svou práci odvádět lépe.
Zlepšení produktivity je snadné díky zavedení techniky, která umožňuje lepší komunikaci a přímočařejší postupy. Vždy se ale dá něco zlepšit. V průměru o 25 minut denně... A naše pravidlo tří je dobrý začátek.
