Proč mohou rozhodnutí o hardwaru podpořit, ale také poškodit vaše úsilí o digitální transformaci

Digitální transformace, která již byla klíčovou strategickou iniciativou, nabyla s ohledem na pandemii koronaviru zvýšeného významu. Celkem 59 %¹ osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT uvádí, že tlak vyplývající z pandemie urychlil jejich úsilí o digitální transformaci. „Nová norma“ má zásadní vliv na vaše budoucí požadavky na hardware. Měli byste důkladně zvážit, jak vaše kancelářské technologie odpovídají dlouhodobé strategii digitální transformace, aby nedošlo k promarnění vašich investic.

I když se statistiky liší, výzkum² předpokládá, že do konce roku 2021 bude 25–30 % pracovní síly pracovat několik dní v týdnu doma. Práce na dálku není novým fenoménem vyvolaným pandemií, ale stálým trendem, který se v posledním desetiletí prosazuje. Vzhledem k tomu, že mnohé renomované značky ohlašují svůj závazek k flexibilnějšímu a hybridnějšímu přístupu k práci, můžeme očekávat zrychlující se pokles počtu přítomných osob, ale realita je taková, že role kanceláře se jednoduše změní. Místo základního prostředí pro všechny pracovní aktivity se stane možností k provádění úkolů, jako jsou osobní spolupráce a využívání specializovaných zdrojů.

Firmy a jejich pracovní síla se nyní budou moci svobodně ptát – čeho chci dosáhnout a které pracoviště tento cíl nejlépe podporuje? Úkolem firmy a vedoucího oddělení IT bude zajistit, aby technologie nikdy nevstoupily do tohoto rozhodování, ale aby sloužily jako tichý zprostředkovatel pro každé pracovní prostředí. Pro vedoucí oddělení IT to bude významný přechod. Dříve společnosti upřednostňovaly investice do interních kancelářských technologií, ale pokud má hybridní práce řádně fungovat, je nyní nutné přistupovat ke všem pracovním prostředím stejně. Cílem by mělo být zajištění konzistentního pracovního prostředí bez ohledu na místo.

V tomto kontextu je zásadní investovat do správných technologií. Pozornost je nutné zaměřit na zajištění efektivního fungování běžných firemních procesů, jako jsou finanční závazky nebo procesy náboru pracovních sil, přestože se více pracovníků rozhodlo pracovat na dálku na částečný nebo plný úvazek. Důležitou součástí dálkové kontroly bude digitalizace, protože týmy nemohou snadno spolupracovat na fyzických dokumentech. Přeměnou fyzických dokumentů na digitální data zaměstnanci nejen zpřístupní tyto dokumenty členům týmu, kteří pracují z domova, ale také zajistí, že budou moci sami pokračovat v práci na dokumentech, i když se vrátí domů. Tento přístup tak umožňuje efektivní sólovou i týmovou hybridní práci.

Téměř polovina (49 %) vedoucích pracovníků firem se domnívá, že digitalizace procesů založených na papírových dokumentech je pro iniciativy transformace firem velmi důležitá³. Navzdory důrazu na transformaci je 65 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT přesvědčeno, že papír bude pro pracoviště do roku 2025 stále důležitý⁴. Bez ohledu na vývoj digitálních technologií se předchozí předpovědi předznamenávající „bezpapírovou kancelář“ nenaplnily. Dokonce ani za takových extrémních podmínek, jako je pandemie, během které se míra digitalizace zvyšuje, společnosti často stále nemohou nahradit papírové pracovní postupy 100% digitálními⁵. Realita je taková, že většina společností v určité fázi běžných firemních pracovních postupů stále vyžaduje fyzické dokumenty, ať už proto, že tyto pracovní postupy na papíře začínají, nebo končí.

Co to znamená pro investice? Znamená to, že přinejmenším v budoucnosti, kterou jsme schopni předvídat, budou vedoucí oddělení IT muset investovat do technologií, které podporují efektivní hybridní způsoby práce.

Nákup správného hardwaru je základní podmínkou k vytvoření technologického ekosystému, který podporuje hybridní práci. I když může být lákavé investovat na základě předchozích rozhodnutí o koupi nebo s ohledem na úsporu nákladů, dnešní svět je zásadně odlišný, než jaký byl ještě před 12 měsíci. Dnešní hardware pro tisk a skenování musí fungovat jako centrum hybridních pracovních postupů. Možnosti připojení a funkce pro digitalizaci by měly být klíčové pro rozhodnutí o budoucím nákupu.

Portfolio společnosti Canon bylo speciálně navrženo s ohledem na efektivní hybridní práci. Naše chytrá multifunkční zařízení (MFD) jsou vybavena nejnovějšími technologiemi pro snímání a zpracování dokumentů a vestavěnou pokročilou podporou připojení k běžným cloudovým úložištím a aplikacím pro pracovní postupy.

Naše multifunkční zařízení, jako je nově představená řada imageRUNNER ADVANCE DX C5800, nenabízejí pouze nejmodernější tiskové funkce, ale také inteligentní technologie skenování podporující digitální transformaci. Pracovníci mohou snadno převádět tištěné dokumenty na digitální informace, které lze předávat přímo do aplikací, jako je OneDrive nebo Dropbox, nebo připojit do firemních pracovních postupů, jako je SAP Concur. Tato vylepšená schopnost připojení zajišťuje, že jsou informace dostupné kolegům bez ohledu na místo, kde se právě nacházejí, a podporuje tak efektivnější práci odkudkoli.

Pro vedoucí oddělení IT měl rok 2020 pravděpodobně zásadní dopad na strategii a investiční priority v oblasti IT. I když okamžitou prioritou v krátkodobém horizontu bude „zajistit fungování“, společnosti by měly prakticky uvažovat o dlouhodobé hybridní práci. Jak budou pracovní postupy fungovat efektivně na více místech? Které prvky těchto procesů lze snadno digitalizovat? A kde je tisk stále zásadní? K zajištění podpory bezproblémové práce by měli vedoucí oddělení IT i při přechodu mezi tištěnými a digitálními dokumenty investovat do multifunkčních zařízení nové generace, která nabízejí nejen funkce pro každodenní tisk, ale také konektivitu, digitalizaci a funkce pro pracovní postupy, které dnešní multifunkční zařízení mohou nabídnout.

Zjistěte, jak naše nejnovější multifunkční zařízení odpovídají vašemu úsilí o digitální transformaci.