Způsob, jakým pracujeme, se rychle mění. Společnosti, které byly až donedávna zcela závislé na práci v kanceláři, stále častěji zkoumají alternativní možnosti pro své pracovní síly.

Na základě rozhovorů s našimi zákazníky jsme definovali čtyři běžné typy pracovních společností napříč Evropou, které využívají často kombinované „hybridní“ systémy. Jedná se o „firemní centrum“ (ústřední kancelář nebo pobočka), „komunitní centrum“ (například sdílený pracovní prostor), „domácí centrum“ (které označuje práci z domu) a „mobilní centrum“ (práce na cestách).

Proces přizpůsobení hybridní práci však není vždy jednoduchý. Jelikož týmy pracují z různých míst, je důležité, aby společnosti měly robustní plán pro udržení bezpečných a efektivních obchodních operací.

V článku níže podrobně popisujeme pět tipů, které pomohou každému podniku, který se snaží přejít na hybridní model, aby se jim dařilo hned od začátku.

Cloudové platformy poskytují týmům jednotné pracovní prostředí, sdílení informací a spolupráci bez ohledu na jejich umístění. Přesunem pracovních objemů, platforem a infrastruktury do cloudu můžete začít oddělovat své pracovní síly od jakéhokoli konkrétního pracoviště – a pokud na pracovišti nemáte žádnou infrastrukturu, která by se starala o správu a údržbu, vaše firma může teoreticky fungovat zcela virtuálně.

Jakmile vaše organizace přijme cloudové technologie, vaše týmy mohou také využít aplikace, které jim hybridní práci usnadní. Víme například, že aby mohli zaměstnanci pracovat efektivně, musí mít přístup k dokumentům, které denně používají. Proto jsme vytvořili služby, jako je Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů, která organizacím umožňuje přístup ke kompletním pracovním postupům týkajících se dokumentů a jejich správy prostřednictvím cloudu, což umožňuje týmům pokračovat v práci jako obvykle, z libovolného místa.

Ať už jste ve fázi, kdy se na cloud připravujete, nebo jste ještě nezačali, můžeme vám pomoci optimalizovat vaše hybridní pracovní prostory. Je to tím, že ve společnosti Canon poskytujeme naše řešení způsobem, který vám vyhovuje – ať už je to místně, prostřednictvím cloudu, nebo kombinací těchto dvou řešení.

Uvažovali jste o tom, jak budou vaše pracovní postupy vypadat po přechodu na hybridní pracovní model? Začněte tím, že je vyznačíte – jakým způsobem jsou v tuto chvíli závislé na přímé účasti nebo konkrétním pracovišti? Aby byly vaše pracovní postupy v hybridním modelu efektivní, musí fungovat bez ohledu na to, kde se vaši zaměstnanci nacházejí, což bude znamenat migraci těchto kroků do digitálního procesu podporovaného technologií pracovních postupů.

Plánování a implementace technologie digitálních pracovních postupů mohou být složité a nákladné, což přechod na hybridní práci ztěžuje, a to zejména menším firmám s nižšími rozpočty. Avšak díky Spolupráci v cloudovém pracovním prostoru – automatizaci procesů jsme využili naše odborné znalosti k předběžné konfiguraci běžných pracovních postupů – od zpracování faktur po správu smluv, ke kterým lze přistupovat přímo z hardwaru společnosti Canon. To znamená, že kroky v digitálním pracovním postupu využívajícím dokumenty jako schvalování, sdílení a zásady uchovávání jsou předem nakonfigurovány, což vám ušetří čas a peníze při sestavování hybridních pracovních prostor.

Přesun pracovní síly mimo firemní zdi přirozeně vytvoří nová zranitelná místa v zabezpečení, zejména v oblastech, kde jsou informace sdíleny s kontakty mimo organizaci. Je důležité určit, jaké jsou vaše nejcennější informační zdroje, a pak zvážit otázky jako: Jak s nimi budou týmy interagovat při práci z jiných míst? Jaká bezpečnostní opatření budou zavedena, aby se zabránilo nechtěnému nebo škodlivému narušení těchto informací? Pro organizace je důležité zavést robustní pravidla osvědčených postupů, která zabrání pracovníkům takové zranitelnosti způsobit. Ale také potřebujete technologii, která dokáže sama o sobě chránit bezpečnost zaměstnanců při každodenní práci. To je důvod, proč je nezbytné mít přehled o zabezpečení a přezkoumat jeho silné stránky poskytované zvažovanými řešeními hybridní práce.

Když jsme vyvinuli naši službu Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů, zabezpečení pro nás bylo na prvním místě. Nejen, že komplexní služba správy informací zlepšuje zkušenosti zaměstnanců s hybridní prací, ale její zabezpečení je zabudované do každé fáze životního cyklu dokumentu. Zásady přístupu k dokumentům se například automaticky použijí v okamžiku skenování dokumentu, zatímco služba Microsoft Azure se bezpečně stará o informace uložené v centrálním úložišti dokumentů.

Naše řešení a služby pro správu dokumentů také spolupracují s naším hardwarem a zajišťují vaší firmě robustní ochranu. Naše zařízení jsou navržena tak, aby byla přirozeně zabezpečená a nabízela celou řadu funkcí a možností, jak zajistit bezpečnost dokumentů – od integrovaného softwaru McAfee Embedded Control po ověřování uživatelů.

Klíčem k sestavení úspěšného hybridního pracovního modelu je holistické zobrazení všech pracovišť. Žádný pracovní prostor není izolovaný ostrov; týmy budou muset nadále spolupracovat na dálku. Nejde tedy jen o to, že musíte nalézt technologii, která vyhovuje každému místu, ale technologii, která umožňuje spolupráci. Zamyslete se, zda se nevyplatí vyzkoušet a otestovat technologie, které plánujete používat. Umožní vám jejich design snadnou integraci? Nebo budou za účelem vzájemné spolupráce vyžadovat nepřetržitou podporu oddělení IT? Integrace řešení je jedním z nejsložitějších problémů, kterým mohou týmy IT čelit, a proto není dobré to brát na lehkou váhu.

Ve společnosti Canon navrhujeme veškerý hardware a řešení pro spolupráci tak, abychom řízení hybridních pracovních prostorů pro IT co nejvíce usnadnili. Naše řešení pro správu dokumentů a informací spolupracují s našimi zařízeními, což vede ke snadné integraci a možnosti rozšiřovat nebo upravovat konfiguraci podle aktuálních potřeb.

Je vyvíjen velký tlak na to, aby se firmy neustále přizpůsobovaly vyvíjejícím se možnostem práce, ale rychlost by neměla mít vyšší prioritu než dobré plánování. Může být velice namáhavé znovu naplánovat fungování celé společnosti, aby po přerozdělení týmů zůstala bezpečná, efektivní a podporovala spolupráci. Se společností Canon na to nebudete sami, protože získáte zkušeného partnera, který vám na vaší cestě pomůže (při přechodu na hybridní práci i při průběžné optimalizaci) a vytvoří pro vás model udržitelné hybridní práci s nejlepšími postupy.