Naše čtyři nejlepší tipy pro bezproblémové zavedení technologie Information Management

Rozhodování o investicích do nových technologií za účelem zlepšení toku informací v rámci celé organizace je jedna věc. Úspěšné zavedení s minimálním narušením a udržením nízkých nákladů je něco zcela jiného.

Je důležité udělat to správně, protože katastrofální technické implementace se dostávají na titulní stránky novin. Ať už jde o zrušený systém záznamů o pacientech NHS, o kterém se psalo jako o „největším selhání IT v historii¹, nebo o nezdařený systém automatizace skladů společnosti Sainsbury, který byl později zrušen za náklady ve výši 150 milionů liber².

V našem novém průzkumu jsme se dotazovali tisíců osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT (ITDM), abychom zjistili, jak se vyvíjejí podnikové procesy. Ukázalo se, že při implementaci nových technologií byla kompatibilita se stávající architekturou zvolena jako prvořadý problém, se kterým se pracovníci ITDM potýkají.

Tyto problémy mohou být pro nový technologický projekt fatální, a to v době, kdy se mnoho společností snaží docílit digitálního pokroku. Dokonce jsme zjistili, že 10 % respondentů bylo v posledních několika letech nuceno zcela opustit implementaci.

V tomto článku vám nastíníme čtyři oblasti, které by pracovníci ITDM měli zvážit při zavádění nových technologií. Správné nastavení těchto prvků nabízí možnost bezproblémového a přínosnějšího zavedení, takže podniky mohou začít vnímat výhody svých nových systémů.

V rámci výzkumu pro tuto zprávu jsme se ptali pracovníků ITDM na výzvy, kterým čelili při poslední implementaci strategických technologií. Nejčastěji uváděných problémem byla integrace se stávajícím IT vybavením, a to ve 28 %.

Proto, když pracovníci ITDM zvažují novou investici, jako nejdůležitější hledisko při nákupu se ukázala kompatibilita – a to i nad rámec možností samotné technologie.

Vzhledem k časové náročnosti, nákladům a problémům spojeným se zaváděním zcela nových řešení však radíme, abyste k nákupu přistupovali strategicky a upřednostňovali škálovatelné technologie. Ty vám umožní přidávat další funkce podle toho, jak se firma vyvíjí, aniž byste museli zavádět významné nové implementace.

Zeptali jsme se pracovníků ITDM na úroveň podpory, které se jim dostalo při poslední významné implementaci technologie. 61 % respondentů uvedlo, že v určité míře využívají služeb externího dodavatele.

Je zajímavé, že ne všechny podniky volí při hledání externího dodavatele stejný přístup. 34 % hledá základní úroveň podpory, která jim dodá jistotu, že úkol zvládnou sami. 35 % hledá partnerskou spolupráci, v níž je odpovědnost za projekt sdílená. A konečně, 30 % pracovníků ITDM raději spolupracuje s partnerem, který převezme plnou odpovědnost za projekt od začátku do konce.

Záleží na potřebách a možnostech organizace. Velké organizace s více než 5 000 zaměstnanci se častěji rozhodují pro plnou spolupráci, což není překvapivé vzhledem k tomu, jak složité je zavádění nových technologií ve společnostech této velikosti.

Klíčovým poznatkem je, že neexistuje univerzální strategie – každý podnik musí před zapojením externí podpory zvážit, jaké jsou jeho silné a slabé stránky.

Správná volba závisí na prioritách vaší organizace.

Náš průzkum například ukázal, že podniky, které si poslední velkou technologickou implementaci řídily samy, zaznamenaly nejméně problémů s kompatibilitou a zpožděním. Pokud tedy rychlost hraje prvořadou roli, může to být ta nejlepší volba. S tím však souvisí i náklady na nižší průběžnou podporu. Pětina respondentů totiž pociťuje nedostatek komunikace s dodavateli a každý sedmý respondent se setkává s nedostatkem poprodejní podpory.

Pracovníci ITDM, kteří se rozhodli pro plnou spolupráci s třetí stranou, měli větší šanci, že nebudou hlásit žádné problémy (21 %). Volba této cesty znamenala také lepší poprodejní podporu a komunikaci. Rozhodující je, že jen 5 % z nich muselo projekt opustit, což je téměř o polovinu méně než u interních implementací. Jednou z nevýhod, na kterou náš průzkum poukázal, byl mírný nárůst počtu problémů s funkčností.

Je zřejmé, že snaha o smíšený přístup k podpoře, kdy zpočátku nese zodpovědnost třetí strana a potom se zavádění provádí vlastními silami, nebo naopak, by mohla vést k potížím. Více než 90 % pracovníků ITDM, kteří se vydali touto cestou, hlásili problémy. Projekt jich muselo opustit podstatně více. Tento přístup také vedl k vyššímu výskytu problémů, jako je nevhodnost technologie pro daný účel nebo nízká míra přijetí nových systémů zaměstnanci.

Každému pracovníkovi ITDM, které se s těmito problémy setkal, je jasné, že ne všichni partneři jsou stejně dobrou volbou.

Výběr správného partnera pro implementaci velkých technologií není snadné. V sázce je mnoho.

Dobrý partner může spolupracovat s ITDM a různými oblastmi podnikání, aby zmírnil některá rizika spojená s kompatibilitou a časovým rozsahem velkých a složitých projektů. Ale platí to i naopak. Jak jsme viděli, problémy s kompatibilitou a zpoždění mohou být ve skutečnosti zhoršeny plnou spoluprací.

Co to pro nás znamená? Je velmi důležité, aby pracovníci ITDM spolupracovali s partnerem, který má velké zkušenosti s integrací řešení a disponuje odbornými znalostmi technologie, kterou chtějí pracovníci ITDM přijmout. Potenciální partneři musí být schopni elegantně propojit různá řešení a sladit je tak, aby fungovala společně.

Úspěšná implementace vyžaduje také důkladné pochopení podnikových procesů. Zejména toho, jak se v organizaci zpracovávají dokumenty a informace, aby bylo možné odstranit veškeré třecí plochy.

Nejlepší partner by měl vzbudit důvěru, aby pracovníci ITDM mohli s důvěrou přejít na budoucí automatizaci a těžit z výhod plynoucích z lepšího zabezpečení a dodržování předpisů, vyšší produktivity a výjimečné zákaznické zkušenosti.

Neexistují žádná okamžitá řešení, která by usnadnila implementaci nových technologií. Ve své podstatě se jedná o náročný proces, při kterém se neustále objevují problémy s kompatibilitou.

Dobré předpoklady uspět mají ty společnosti, které jsou již digitálně pokročilejší a mají firemní kulturu, která přijímá nové technologie a nápady. Pokud pracovníci ITDM plánují do budoucna, zajistí si potřebnou podporu a najdou partnera, který je schopen poskytnout správnou podporu. Budou mít nejlepší možnou šanci za úspěšné zavedení, což bude přínosem pro celou společnost po mnoho let.

Ve společnosti Canon máme více než 30 let zkušeností s podnikáním v oblasti procesního inženýrství a také s implementací a správou řešení. Již jsme podpořili více než 2 700 zákazníků v celé Evropě zlepšením jejich správy informací. Specializujeme se na hyperautomatizaci pracovních postupů a správu digitálních dokumentů – takže ať jste na cestě ke správě informací kdekoli, jsme připraveni vám pomoci přejít do další fáze.

Stáhněte si naši zprávu a zjistěte více o běžných úskalích, kterým firmy čelí při zavádění technologií, a o tom, jak organizace využívají technologie, jako je automatizace, pro lepší správu informací.