Bezpečnost informací je i nadále středem pozornosti – v médiích, ve veřejném povědomí a především ve způsobu, jakým společnosti zacházejí se svými rozpočty na informační technologie. Data a jejich dostupnost jsou pro zločince vysoce hodnotným cílem.

Změny ve způsobu naší práce však zásadně ovlivňují bezpečnost. Stále více organizací provozuje hybridní pracovní model, který umožňuje pracovníkům flexibilní pohyb mezi místy, od ústřední kanceláře a co-workingového prostoru po jejich domácí kancelář, a to dokonce i „na cestách“ nebo když se pohybují z jednoho pracovního prostoru do druhého.

I když tento nový způsob práce nabízí mnoho výhod, hybridní práce a práce na dálku zkomplikovala správu zabezpečení informací. Tyto výzvy však nejsou nepřekonatelné, když máte k dispozici tu správnou technologii a podporu.

Níže se podíváme na čtyři často kladené dotazy organizací, které spravují hybridní pracovní prostředí, a vysvětlíme, jaké řešení jim může společnost Canon nabídnout.

Ať už plánujete přechod na hybridní pracovní prostředí, nebo chcete optimalizovat to stávající, bezpečnost by měla být na prvním místě. Je však běžné, že organizace přistupují k těmto cílům samostatně, nejprve investují do technologií, aby hybridní práci vůbec umožnily, a poté se přesouvají k zajištění rozšířeného pracovního prostředí. Organizace mohou ušetřit čas a vyhnout se prakticky „dvojnásobnému placení“ tím, že před přijetím hybridních pracovních řešení důkladně zváží své bezpečnostní možnosti.

Ve společnosti Canon je bezpečnost na prvním místě u všeho, co děláme – od vestavěné ochrany proti kybernetickým rizikům v našem hardwaru a softwaru až po způsob, jakým plánujeme, implementujeme a dodáváme řešení. Například společnost Quocirca uznala společnost Canon jako předního poskytovatele v oblasti zabezpečení tisku a dokumentů.¹ Můžete si tedy být jistí, že při spolupráci se společností Canon na optimalizaci hybridního pracovního systému je zabezpečení informací základním kamenem řešení.

Je důležité zvážit, jak budou informace proudit napříč pracovními prostředími vaší organizace, ať už se jedná o vytváření, sdílení, ukládání, nebo odstraňování dokumentů – každý z těchto bodů představuje potenciální zranitelnost. Jedna z výhod plynoucích z našich zkušeností v oblasti správy dokumentů a informací je, že nabízíme odborné znalosti v rámci celého životního cyklu informací.

Náš ekosystém, který zahrnuje hardware, software a služby, je navržen tak, aby fungoval holisticky a chránil vaše informace v každé fázi – ať už pracujete kdykoli a kdekoli. Naše hardwarové produkty a podniková řešení nabízejí integrované zabezpečení prostřednictvím funkcí, jako je šifrování dat, protokolování aktivit, zabezpečený přístup k dokumentům v cloudu a ověřování uživatelů. Díky tomu můžeme zajistit, že k dokumentům bude mít přístup pouze uživatel, pro kterého byly určeny, a jen tento uživatel je bude moci vytisknout.

Naše řešení pro správu dokumentů mezitím podporují úsilí vaší organizace tím, že poskytují bezpečnou platformu pro uložení informací vaší společnosti a spolupráci s nimi. Naše chytrá řešení dokáží rozpoznat běžné dokumenty a použít automatické bezpečnostní zásady, které omezují přístup, takže určité informace mohou zobrazit pouze ti, kteří to potřebují.

Prosazování bezpečnostních zásad by přeci nemělo vyžadovat přítomnost týmů IT. Organizace se však mohou zabývat tím, jak zajistit, aby zaměstnanci na dálku dodržovali osvědčené postupy, aniž by vytvářely obrovské pracovní zatížení pro týmy IT a způsobovaly, že budou zaměstnanci díky chování v mikromanagementu frustrovaní.

Každá organizace bude mít prospěch z proškolení svých zaměstnanců o tom, jak udržet svá data v bezpečí, a o důvodech, které stojí za uplatňováním zásad. Pro všechny podniky působící v hybridním prostředí by ale měl mít obzvláště vysokou prioritu formalizovaný a důslednější způsob prosazování bezpečnosti.

Naše cloudová řešení pro správu informací, včetně aplikací Therefore Online a Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů, poskytují zaměstnancům strukturovaný a bezpečný způsob přístupu k dokumentům a jejich ukládání a sdílení. Jelikož se jedná o cloudová řešení, umožňují zaměstnancům přístup ke svým pracovním postupům souvisejícím s dokumenty, ať jsou kdekoli. Vestavěné, nenápadné zabezpečení však poskytuje pravidla, která brání uživatelům v zavádění nových chyb zabezpečení.

Například řízení přístupu brání pracovníkům otevírat citlivé dokumenty bez povolení, zatímco automatizace integrovaná v každém řešení zajišťuje, že dokumenty jsou v každé fázi pracovního postupu směrovány přímo ke správnému zaměstnanci.

Společnost Gartner zjistila, že používání osobních zařízení a stínového týmu IT je u vzdálených pracovníků stále běžné, přičemž více než polovina zaměstnanců připustila, že používá aplikace pro spolupráci nebo webové služby, které jejich společnost neschválila.² Zvažte, proč si zvolili neschválené technologie. Odpověď je typicky jeden ze dvou důvodů.

Za prvé: při práci mimo kancelář (doma nebo na cestách na svém vlastním zařízení) se mohou zaměstnanci uchýlit k používání nástrojů, které používají v každodenním životě, jednoduše ze zvyku a protože jsou obeznámeni s jejich funkcemi. Možná si nejsou vědomi rizik, která by mohli pomocí těchto nástrojů zavést, takže nejlepší strategií k řešení tohoto chování je vzdělávání a odborné školení.

Za druhé: zaměstnanec může tyto nástroje používat, protože má potíže s těmi, které společnost poskytuje. Možná jsou pomalé, složité nebo k nim mimo firmu není snadný přístup.

Poskytnout nástroje je jedna věc, ale jejich přijetí závisí na tom, jak snadno je lze zaimplementovat a jak snadno se používají. Ve společnosti Canon to při navrhování našich řešení vždy zvažujeme. Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů a aplikace Therefore Online umožňují zaměstnancům snadno pracovat se svými dokumenty v reálném čase, ať jsou kdekoli, z jakéhokoli schváleného zařízení a bez frustrujících prodlev. Zásadním způsobem však také poskytují komplexní vnitřní zabezpečení dokumentů. Společně s našimi hardwarovými produkty zajišťujeme uzavřenou smyčku, která zajišťuje bezpečnost za všech okolností.

Víme, že zabezpečení informací není snadné i za těch nejpříznivějších podmínek. Chceme organizacím umožnit přijetí operačních modelů, které jim vyhovují, aniž by se musely obávat ohrožení bezpečnosti nebo svých informací.

Spolupráce s důvěryhodným partnerem může váš tým zbavit nátlaku a poskytnout vám podporu při posuzování bezpečnostních rizik v infrastruktuře IT, pomoci vám předvídat zranitelná místa a vybudovat technologický ekosystém, který vás před nimi ochrání bez ohledu na to, kde se vaši zaměstnanci nacházejí.