Automatizace není nový fenomén. Lidé jsou poháněni potřebou zvýšení produktivity a vymysleli technologie pro plnění úkolů bez pomoci. Automatizace již po staletí pomáhá osvobodit zaměstnance od rutinních a opakujících se úkonů, od parních strojů až po montážní linku automobilů, aby byla pracoviště efektivnější ¹.

V kancelářských pozicích však automatizace nabývá jiných rozměrů. Pracovníci v oblasti informací přidávají hodnotu vytvářením a sdílením informací – takže schopnost dělat to efektivněji je velkým přínosem v rámci konkurenceschopnosti.

Nedávno jsme provedli výzkum toho, jak se mění procesy na pracovišti – včetně toho, jak organizace spravují dokumenty a informace – a dozvěděli jsme se, že organizace nyní začínají používat automatizaci různými způsoby. To otevírá výhody, které jdou daleko za hranice efektivity, například zlepšení zkušeností zákazníků, zachování bezpečnosti a dodržování předpisů.

Viděli jsme však také, že mnoho firem má potíže posunout se od základních k pokročilým formám automatizace. Položili jsme si tudíž otázku: proč?

Ačkoli automatizace byla již rychle rostoucím odvětvím před pandemií, v posledních několika letech došlo k nárůstu jejího využití. Globální trh automatizace podnikových procesů vzrostl z 5,1 miliard dolarů v roce 2016 na 12,7 miliard dolarů v roce 2021 ². Pandemie tento proces urychlila, protože donutila mnoho podniků digitalizovat velké oblasti provozu³. Podle společnosti McKinsey k přijetí technologií došlo asi 25 krát rychleji než před pandemií ⁴.

Výsledek? Podniky učinily významný krok k automatizaci dříve přehlížených obchodních funkcí, jako jsou služby zákazníkům, HR a zpracování faktur, které zahrnují opakující se procesy, které jsou vhodné pro automatizaci, i když mnoho organizací nebylo schopno toto předtím upřednostnit.

Společnost McKinsey také zjistila, že s těmito pokroky se přístupy posunuly od používání automatizace pro snížení nákladů k získání konkurenční výhody⁵. S tím, jak se automatizace stává pokročilejší a používá se u složitějších obchodních procesů, přináší více strategických výhod.

Náš výzkum zahrnoval dotazování pracovníků ITDM na jejich zkušenosti s automatizací. Na základě jejich odpovědí jsme identifikovali tři klíčové oblasti, ve kterých všichni viděli výhody:

Produktivita je jednou z výhod, která je s automatizací nejčastěji spojována, a náš výzkum to prokázal. 37 % pracovníků ITDM uvedlo, že automatizace umožňuje týmům pracovat efektivněji, což je největší výhoda.

32 % pracovníků ITDM zjistilo, že jejich investice do automatizace usnadnila řízení dodržování předpisů a ochranu kritických informací.

34 % pracovníků ITDM, se kterými jsme hovořili, se vyjádřilo, že jim automatizace pomohla zlepšit zkušenosti zákazníků – třetí nejdůležitější výhoda.

Pracovníci ITDM jsou s automatizací, kterou používají, jednoznačně spokojeni. Existují však oblasti, kde by mohli ve svých organizacích uplatnit více výhod automatizace?

Ochrana dat je pro pracovníky ITDM neustálou starostí a s rostoucími virtuálními a hybridními způsoby práce je pro organizace těžší sledovat chování zaměstnanců. 36 % pracovníků ITDM uvedlo, že buď vědí nebo si myslí, že zaměstnanci nedodržují procesy dodržování předpisů – takže není překvapivé, že již investují do technologie digitální správy dokumentů, aby získali lepší přehled a kontrolu nad tím, jak v jejich organizaci proudí informace.

Například 53 % pracovníků ITDM má automatická přístupová práva, což zajišťuje, že neschválení zaměstnanci nemají k citlivým dokumentům přístup. 51 % má automaticky aplikované časové rámce ukládání, aby se zajistilo odstranění citlivých dokumentů v souladu s nařízením GDPR.

Asi polovina pracovníků ITDM tvrdí, že implementovala některou z potenciálních příležitostí pro digitální správu dokumentů, na které jsme se ptali.

Když jsme se podívali na složitější implementace zahrnující celé pracovní postupy, uvědomili jsme si, že uplatnění této fáze automatizace pracovníky ITDM je výrazně menší. Jde o nejzásadnější druhy automatizace, které mohou změnit zkušenosti zaměstnanců a zákazníků.

Například jen 29 % pracovníků ITDM automatizovalo komunikaci se zákazníky – a pouze 30 % je schopno poskytovat automatické aktualizace stavu pro zákazníky a klienty.

V čem je tedy problém– a jak mohou pracovníci ITDM překlenout tuto mezeru, aby nezůstali pozadu?

Zavedení automatizace pracovního postupu je zkrátka složitější. Během našeho výzkumu se však ukázalo, že implementace tak rozsáhlé automatizace může být skličující z jiného důvodu – problémy s kompatibilitou mezi novou a stávající technologií. To je důvod, proč pracovníci ITDM uvedli při výběru nové technologie jako první kritérium kompatibilitu se stávající IT infrastrukturou jejich organizace.

Vzhledem k tomu, že organizace používají stále složitější ekosystémy technologií, není překvapivé, že aktualizace a inovace nejsou snadné. Náš výzkum zjistil, že 27 % pracovníků ITDM zaznamenalo zpoždění během poslední významné implementace technologií a 23 % nainstalovalo technologii, ale zjistili, že funkčnost není vhodná pro daný účel. To, co mělo zvýšit efektivitu podniku při správě informací, může mít opačný účinek, pokud implementace neproběhne správně.

V mnoha případech je výběr správného partnera během implementace nové technologie rozdílem mezi úspěchem a neúspěchem. Náš výzkum ukázal, že spolupráce s nesprávným partnerem může zhoršit problémy s kompatibilitou. To je důvod, proč výběr partnera se zkušenostmi s integrací a implementací řešení může pomoci pracovníkům ITDM minimalizovat jakékoli narušení a nejistotu.

Viděli jsme, že zvýšení jejich digitální vyspělosti nabízí podnikům stavební bloky, aby se staly flexibilnějšími. Automatizace je zásadní součástí této cesty, zlepšuje zkušenosti zaměstnanců i zákazníků a poskytuje pracovníkům ITDM větší kontrolu a viditelnost informací v jejich organizacích než kdy dříve.

Aby však podniky mohly automatizaci využít co nejlépe, musí být připraveny vytvořit plán růstu, který vyřeší překážky kompatibility. Když najdete správného partnera, tento pokračující trend posunu do automatizované budoucnosti bude mnohem méně hrozivý.

Stáhněte si naši zprávu a objevte výzvy, kterým dnes čelí pracovníci ITDM, jak si stojí digitální vyspělost vašeho podniku, a oblasti, do kterých můžete investovat, abyste vytvořili praktickou strategii automatizace.