Proč jsou informace životně důležitou složkou pro každou organizaci – a jak je nejlépe využít

Sběr údajů je v organizacích stále všudypřítomnější, a to zejména po rozsáhlé digitalizaci následující po pandemii. Příliš často však představuje hodnotu, která zůstává nevyužita. Organizace vědí, že potřebují shromažďovat údaje a vytvářet z nich přehledy. Často ale postrádají efektivní způsoby, jakými své informační poklady spravovat a analyzovat.

Povinností vedoucích pracovníků v oblasti IT je, aby pokládali ty správné otázky. Jak se shromažďují údaje? Jak jsou analyzovány? Jsou použity k tomu, aby přispívaly k lepším procesům rozhodování?

Jako první však musí nastat posun ve způsobu uvažování. Organizace přijaly systémy správy informací zejména z důvodu dodržování předpisů a kvůli obavám o bezpečnost. Je to reaktivní přístup, kvůli kterému jsou IT týmy odsouzeny držet se zpátky.

S rozvojem a rozšiřováním technologií jako je AI – a tím, jak organizace zpracovávají stále větší a složitější sady údajů – se role informací mění.

Mezi vedoucími pracovníky v oblasti IT roste povědomí o tom, že investice do správy informací není jen záležitostí odškrtávání položek, ale že může uvolnit skrytou hodnotu napříč organizacemi a zajistit rychlejší, bezpečnější a prospěšnější procesy pro zaměstnance.

Dobrá správa informací začíná optimalizací informačních pracovních postupů v celé organizaci. Kam to může vést, závisí na tom, jak ambiciózní jsou osoby, které o této organizaci rozhodují.

Pochopení toho, jak se ve vaší organizaci informace pohybují, je jednoduchou, ale zásadní součástí procesu nakládání s údaji a je v souladu s povinnostmi dodržovat předpisy. Silně regulovaná odvětví, jako je zdravotnictví a finanční služby, již řešení správy informací rozsáhle implementovala. Tato odvětví musí spravovat velké množství citlivých údajů, jako jsou např. záznamy pacientů a osobně identifikovatelné údaje, a musí tak na zlepšení správy informací klást větší důraz.

Tyto sektory jdou sice napřed v zavádění automatizace, ale kvůli silnému důrazu na posilování souladu s předpisy některé organizace promeškaly příležitost využít skutečný potenciál svých údajů.

Důraz na bezpečnost a dodržování předpisů v mnoha organizacích omezil rozsah spravování informací a vedl k příliš optimistickému vnímání digitální vyspělosti.

Výzkum společnosti Canon ukazuje, že firmy v digitalizačních procesech dělají pokroky, přičemž 94 % podniků uvádí, že nějakou formu automatizace již zavedly. Na dotaz ohledně bezpečnosti informací a digitálních procesů 78 % pracovníků s rozhodovací pravomocí v oblasti IT odpovědělo, že podle nich jejich organizace již digitálně vyspělé jsou¹.

Přes tuto vnímanou vyspělost pokročilo pouze 53 % pracovníků s rozhodovací pravomocí v oblasti IT k zavedení „prvních kroků“ na své cestě za automatizací, přičemž nejobvyklejší možností je automatizace přístupových práv².

Z toho vyplývá, že dosavadní automatizované procesy stále nejsou využívány do hloubky. Jaké kroky by tedy měli pracovníci s rozhodovací pravomocí v oblasti IT učinit, aby situaci zlepšili?

Údaje jsou životní silou organizací. Využití hodnoty této síly může odemknout další příležitosti a poskytnout konkurenční výhodu. Informace však mají hodnotu pouze pokud jsou v pohybu. Vzhledem k tomu, že organizace již tyto údaje shromažďují pro účely dodržování předpisů, měli by pracovníci s rozhodovací pravomocí v oblasti IT hledat způsoby, jak různým týmům pomoci tyto informace sdílet efektivněji. Jakmile budou mít ty správné osoby přístup k těm správným údajům, optimalizace procesů pak bude mnohem snazší

Například ve zdravotnictví by to mohlo zahrnovat použití údajů uchovávaných v nemocničních záznamech k optimalizaci toku pacientů v rámci traumatologie a urgentní medicíny či k identifikaci slabých a neefektivních míst za účelem zkrácení čekací doby pacientů. Je to možnost s odstupem přehodnotit, jak se informace prostřednictvím podnikání mohou stát klíčovou podmínkou konkurenceschopnosti.

Slyšeli jste někdy o „efektu otočné židle“? Je to zabiják růstu, protože přesně to se stane, když zaměstnanci potřebují přepínat mezi více aplikacemi a systémy, jen aby splnili rutinní úkoly. V horším případě to může vykolejit snahy implementovat nové technologie jako např. AI. Robustní program správy informací propojuje klíčové systémy a vytváří jednotnou informační síť. Díky tomu je zavádění nových technologií plynulejší a zároveň díky dostupným a vysoce kvalitním údajům přináší vyšší návratnost.

Organizace na to nemusí být samy. Strategický partner se správnými zkušenostmi v oblasti správy informací a obchodních procesů může pomoci vypíchnout ty nejcennější postřehy, na které je třeba se zaměřit – a společně vytvořit ty správné procesy, které k takovým postřehům povedou. Konzistentní platforma zároveň usnadňuje správu informací na celoorganizačním základě a pomáhá překonat roztříštěnost. Motivované vedení může změny prosadit a poskytnout zastřešující vizi.

Podpořte posun ve vnímání. Správa informací není jen o dodržování předpisů. Jde o to, aby se organizace dokázala pohybovat rychleji a odhalila hodnotu na neočekávaných místech. Když se organizace s touto zprávou vnitřně ztotožní, budou v dobré pozici na to, aby těžily ze všech výhod technologií utvářejících budoucnost.