DWF: dělat věci jinak

Výzva

DWF LLP je příběhem o úspěšné britské právnické firmě, která zaznamenala prudký růst z malé praxe se 4 právníky na podnik zaměstnávající více než 2 300 lidí v 13 mezinárodních kancelářích. Společnost chce stavět na tomto úspěchu a vystoupat mezi 15 nejvýznamnějších firem. To je cíl, který vyžaduje mnohem více než pouhou finanční výkonnost.

Andrew Leaitherland, řídicí partner a výkonný ředitel, o tom říká: „Naší velkou příležitostí je dělat věci jinak.“ Tato filozofie je založena na třech strategických cílech společnosti: poskytovat lepší služby klientům, pracovat více ziskově a nabídnout prostředí, které přitáhne nejlepší pracovníky a umožní jim pracovat na plný potenciál. V odvětví, kde dominují procesy s intenzivním využitím tištěných dokumentů, je digitální správa tisku a informací klíčová pro dosažení těchto cílů.

„V tomto oboru jsou zakořeněné tradiční způsoby práce,“ vysvětluje Janice Moores, vedoucí oddělení dodávek a zásobování ve společnosti DWF. „Eliminace postupů náročných na čas a zdroje, které se běžně provádějí v tomto odvětví, nám dává významnou konkurenční výhodu.“ Společnost DWF se z tohoto důvodu rozhodla digitalizovat klíčové firemní procesy a vytvořit flexibilnější pracovní prostředí. V praxi to znamená, že společnost musela spravovat náklady a řešit potíže při produkci až 57 milionů tištěných stránek ročně. A musela také dodržovat přísné předpisy platné v tomto oboru, aby ochránila citlivé údaje klientů.

Řešení společnosti Canon

Společnost Canon úzce spolupracovala se společností DWF, vyvinula strategii práce s dokumenty a přepracovala tiskovou infrastrukturu napříč všemi kancelářemi. Zavedla mobilní přístup k dokumentům, mobilní tisk a digitální poštovní oddělení, které automaticky digitalizuje a odesílá všechny zasílané dokumenty přímo do schránky příjemce ve formě e-mailu. Řešení pro správu dokumentů, navržené tak, aby pomáhalo zaměstnancům pracovat flexibilněji, ať už na cestách nebo od jiného stolu, také zahrnuje zabezpečenou identifikaci a systém práce s úlohami pro podporu zabezpečení informací.

Výhody

Ale největší dopad digitální transformace společnosti pocítili zaměstnanci společnosti DWF, kteří mají nyní nástroje pro efektivní práci bez ohledu na to, kde právě pracují. Tím se společnost odlišuje od konkurence s ohledem na služby, které poskytuje zákazníkům, jak vysvětluje Moores: „Poskytnutím přístupu našim uživatelům k důležitým informacím a firemním procesům odkudkoli podporujeme efektivitu a pocit, že děláme pro klienty více než ostatní.“

Kanceláře společnosti DWF jsou nyní blíže domovu a místem vhodným k spolupráci, jelikož nová infrastruktura tisku umožňuje klientům pracovat na jiných místech a tisknout z kanceláří společnosti DWF. Moores to komentuje slovy: „Fakt, že naši klienti mohou přijít do jakékoli z našich kanceláří a pracovat stejně, jako by byli ve své vlastní, je něco, co žádná jiná advokátní kancelář nenabízí.“

Výhody digitálního poštovního oddělení společnosti Canon byly podobně působivé. Umožňuje nám usměrňovat tok informací po celé firmě a společnost DWF předpokládá, že toto řešení bude mít návratnost investice během dvou let a následné úspory nákladů ve výši až 1 milion liber ročně.

S digitálně uloženými, zálohovanými a zabezpečenými dokumenty se zcela transformovaly způsoby, jimiž lidé vyhledávají a archivují informace. Zaměstnanci mohou nyní pracovat rychleji a efektivněji. Menší potřeba tištěných dokumentů zase vedla k obrovským úsporám v oblasti kancelářských prostor při více než 50% snížení nákladů na fyzické skladování.

Inovace se neuskutečnily na úkor zabezpečení. S celým balíčkem řešení jsme obdrželi certifikaci podle nejpřísnější mezinárodní normy o správě zabezpečení informací, ISO 27001. Podporou sledování a vykazování cílů na poli životního prostředí toto řešení dokonce pomáhá snížit uhlíkovou stopu společnosti DWF a zajistit celkovou certifikaci ISO 14001.

Tento přístup očividně funguje: v roce 2014 deník Financial Times popsal firmu jako jednu z nejvíce inovativních firem v celé Evropě. Jak Moores uzavírá: