8 způsobů, jak zajistit bezpečný tisk při použití tiskáren Canon

Základním požadavkem moderního pracovního prostředí je řešení zabezpečeného tisku. Touha po hybridní práci a smysluplnějších mobilních řešeních nadále klade požadavky na zabezpečení sítí a k nim připojených zařízení – včetně tiskáren.

Multifunkční tiskárna je i nadále srdcem kanceláře, ať už se používá k tisku faktur, kopírování smluv nebo skenování citlivých dokumentů. Umožnit přístup více uživatelům z různých míst je pro společnost pohodlné, ale zároveň zvyšuje rizika kybernetické bezpečnosti.

Jak tedy vytvářet tištěné kopie, když je potřebujete, a zároveň ochránit důvěrné informace a zajistit celkovou bezpečnost dat?

Jak vysvětluje Zubair Rahim, specialista na produktový marketing společnosti Canon Europe, nejnovější tiskárny Canon MAXIFY a PIXMA jsou vybaveny řadou funkcí zabezpečeného tisku. „Pokud používáte některou z tiskáren řady MAXIFY GX, například modely pro domácí kanceláře GX4040 a GX3040 nebo modely pro malé kanceláře GX5040, GX6040 a GX7040, můžete si užít nejen vysokou výtěžnost, ale také vysoký stupeň zabezpečení tisku,“ říká Zubair.

Dodržování nařízení GDPR a dalších předpisů na ochranu osobních údajů po celém světě znamená, že společnosti jsou povinny zajistit zabezpečení a ochranu osobních údajů. Tiskárny jsou v tomto ohledu potenciálně zranitelné a existuje nebezpečí neoprávněného přístupu k důvěrným údajům. V nejnovějších tiskárnách společnosti Canon je zabudováno několik funkcí, které zvyšují zabezpečení tisku a snižují riziko porušení zabezpečení dat, i když to závisí spíše na procesech než na hardwaru, který společnost používá.

Zde upozorňujeme na klíčové kroky, které můžete podniknout, abyste zajistili zabezpečený tisk a ochranu citlivých dokumentů.

• Zabezpečený tisk z cloudu a skenování do cloudu prostřednictvím služby Cloud Link
• Nastavte heslo správce
• Využijte vzdálené uživatelské rozhraní na maximum
• Sledujte funkci protokolu úloh
• Zvyšte zabezpečení pomocí automatických aktualizací firmwaru
• Aktivujte funkci připomenutí odebrání originálů
• Přidejte vodoznak s tiskem razítka/pozadí
• Zabezpečený tisk se šifrováním TLS 1.3

Existuje mnoho rizik spojených se zachováním citlivých dat v počítači nebo notebooku. Zařízení by mohlo být odcizeno nebo by se někomu mohlo podařit neoprávněně do něj proniknout. Hardware ukládání dat by mohl selhat nebo se poškodit. Ukládání dat a dokumentů do cloudu poskytuje další vrstvu ochrany a umožňuje zabezpečený tisk a skenování do oblíbených cloudových služeb prostřednictvím služby Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Do služby Cloud Link se můžete přihlásit prostřednictvím obrazovky tiskárny, pokud je tiskárna obrazovkou vybavena, nebo pomocí aplikace Canon PRINT na smartphonu,“ vysvětluje Zubair. „Organizace mohou uchovávat dokumenty shromážděné na sdíleném účtu ve službách Google Drive™, Dropbox™, Evernote® a Microsoft OneDrive®, takže není nutné mít v místním úložišti více kopií.“

Aplikace Google Classroom™ je nyní také začleněna do aplikace Cloud Link, což učitelům a studentům umožňuje tisknout sdílené dokumenty a skenovat z tiskárny přímo do složky Google Drive.

Nastavit heslo správce je jednoduchou a pohodlnou možností, jak omezit neoprávněný přístup u síťových tiskáren Canon MAXIFY a PIXMA. Správce může na tiskárně nakonfigurovat až 20 oprávněných uživatelů, z nichž každému může být přiřazeno samostatné heslo. Bez hesla zůstane obrazovka zablokovaná. To pomáhá zajistit, aby tiskárnu nemohl používat ani s ní manipulovat jen tak někdo. „Jedná se o zvláště užitečnou bezpečnostní funkci tiskáren, které se nacházejí ve veřejném prostoru,“ upozorňuje Zubair. „Znamená to, že můžete provést všechna nastavení sítě Wi-Fi a LAN a vše uzamknout heslem správce.

„Také můžete nastavit rozsah činností uživatelů, kterým je umožněn přístup. Můžete například omezit kopírování pouze na černobílé, nebo omezit funkce skenování, například skenování na jednotku USB flash (je-li k dispozici) nebo přístup ke cloudu prostřednictvím obrazovky tiskárny.“

Vzdálené uživatelské rozhraní společnosti Canon umožňuje funkci zabezpečeného tisku na samotné tiskárně, ale také je díky němu možné zařízení a uživatele vzdáleně spravovat.

Vzdálené uživatelské rozhraní je přístupné přímo přes webový prohlížeč nebo aplikaci Canon PRINT. Umožňuje konfigurovat nastavení tiskárny, spouštět úkoly údržby a především měnit hesla, omezovat přístup a nastavovat protokoly ověřování zabezpečení tiskárny.

„Všechny tyto protokoly lze spravovat prostřednictvím vzdáleného uživatelského rozhraní,“ dodává Zubair. „Také lze upravit nastavení služeb AirPrint a Bonjour a způsoby, jak lze získat přístup k tiskárně. To může být užitečné, pokud využíváte jedno místo, ať už se jedná o kancelář nebo domácnost, a chcete, aby tuto tiskárnu používali pouze uživatelé, kteří se na daném místě nacházejí – můžete omezit přístup k IP a povolit připojení k zařízení pouze těm IP adresám, které znáte a kterým důvěřujete.“

Pokud jste správce nebo hlavní uživatel tiskárny a máte podezření, že někdo zařízení zneužívá nebo k němu má neoprávněný přístup, můžete to zjistit pomocí protokolu úloh tiskárny.

„Jedná se o jednoduchou historii tiskových úloh, která umožňuje sledovat jakékoli neobvyklé tiskové chování,“ vysvětluje Zubair. „Takže pokud zjistíte neobvyklé množství tiskových úloh, nebo pokud jsou tiskové úlohy tištěny v době, kdy víte, že tiskárnu neměl nikdo používat, můžete (za předpokladu, že jste nastavili heslo správce) mít přístup k protokolu úloh na obrazovce tiskárny, která touto funkcí disponuje.“

Aktualizace firmwaru v chytrém telefonu, tabletu nebo počítači je běžnou součástí moderního života a různé aktualizace jsou někdy k dispozici i pro tiskárny.

Dříve jste museli buď postupovat podle pokynů na obrazovce a nainstalovat nejnovější firmware, nebo zkontrolovat verzi firmwaru tiskárny přímo v zařízení. Mohli jste jej také aktualizovat ručně pomocí vzdáleného uživatelského rozhraní nebo na webové stránce podpory společnosti Canon zkontrolovat, zda byla vydána nová verze.

„Nyní některé z nejnovějších tiskáren, jako jsou Canon MAXIFY GX3040 a Canon MAXIFY GX4040, disponují automatickými aktualizacemi firmwaru,“ zdůrazňuje Zubair. „U těchto modelů je zajištěna instalace nejnovějších aktualizací.“

Při skenování nebo kopírování na multifunkční tiskárně je třeba dbát na ochranu citlivých informací. Velmi snadno se například může stát, že na skle nechtěně zapomenete dokument, který by později mohla najít neoprávněná osoba.

Mnoho nových multifunkčních tiskáren od společnosti Canon nyní nabízí možnost nastavit připomenutí, které vás vyzve, abyste originál dokumentu vyjmuli.

„Jakmile tuto funkci povolíte,“ vysvětluje Zubair, „tiskárna zobrazí na obrazovce výzvu a přibližně minutu po provedení skenování nebo kopírování vydá zvukové upozornění, že jste dokument nechali na sklu skeneru.“

Funkce tisku razítka/pozadí u modelů tiskáren řady Canon PIXMA a MAXIFY poskytuje další zabezpečení, pokud tisknete důvěrné dokumenty.

„Je to skoro jako použít na dokument vodoznak,“ říká Zubair. „Funkce Razítko umožňuje za daty dokumentu tisknout velmi světlý text nebo rastrové razítko. Můžete například zvolit datum, čas nebo uživatelské jméno, což vám umožní zvýraznit citlivost dokumentu a sledovat a dohledat všechny chybějící kopie.“

Nejnovější verze šifrovacího protokolu TLS (Transport Layer Security) je rychlejší a poskytuje lepší zabezpečení připojení tiskárny a směrovače. Společnost Canon zavedla podporu protokolu TLS 1.3 v tiskárnách Canon MAXIFY GX4040 a GX3040.

„Předchozí verze – TLS 1.2 – je stále bezpečná a je nejběžněji používaným šifrovacím protokolem napříč sítěmi,“ vysvětluje Zubair, „ale do našich zařízení zavádíme protokol TLS 1.3, abychom zajistili, že budou v souladu s vylepšeným šifrováním, kterým jsou vybavena moderní zařízení.

„Na rozdíl od mnoha praktických funkcí zabezpečeného tisku, které jsme zavedli u modelů MAXIFY a PIXMA, si někteří uživatelé možná ani nevšimnou funkcí, jako je šifrování TLS 1.3 pro ochranu dat a podpora protokolu WPA3, která nabízí zlepšení připojení a ochrany sítě před bezpečnostními riziky, jako je odposlech a falšování identity. Tyto doplňky však přidáváme na pozadí, abychom zajistili bezpečnější tisk.“

V dnešní době neustálého připojení je důležité zajistit ochranu citlivých informací. Bezpečnostní vybavení a funkce tiskáren Canon mohou pomoci zajistit, aby byl tisk co nejvíce zabezpečený a informace v tištěných dokumentech chráněné.



Autor: Marcus Hawkins