Automatické kanceláře budeme ovládat aplikacemi

Kanceláře se během uplynulého desetiletí staly otevřenějšími, vzdušnějšími i pohodlnějšími, aby poskytovaly zaměstnancům dostatečný komfort k práci. Vize kanceláře budoucnosti se však bude opírat hlavně o rychlé technologické pokroky v oblasti automatizace, internetu věcí a ovládání hlasem, jejichž využití při práci bude postupně růst.

Už dnes umíme kanceláře zbavit rutinní a únavné administrativy třeba tím, že dokážeme automaticky zpracovávat faktury i další firemní dokumenty nebo řídit tok informací, například tříděním příchozí pošty.

To vše on-line a natolik transparentně, aby vedení firmy mělo v každém okamžiku dokonalý přehled pro správné rozhodování.

Tyto technologie budou časem schopné nahradit nejen jednotlivé zaměstnance, ale i celá oddělení. Podnikům to přinese řadu výhod - snížení nákladů, minimální chybovost a celkové zvýšení efektivnosti.

Buďme konkrétní. Běžné zpracování jedné faktury, včetně jejího manuálního zadání do počítače, generuje interní náklady přibližně 250 korun. To vytváří velký prostor pro zlepšení. Pokud firma začne faktury zpracovávat automaticky, náklady rapidně klesají. A nejen ty. V průměru o pět dní se zrychlí zpracování faktur, o 20 procent klesne počet pozdních plateb a o dvě třetiny se sníží počet ztracených faktur. Dalším pozitivním přínosem je lepší řízení cash flow.

Zapomeňte na e-maily
Kromě digitalizace dokumentů a automatizace firemních procesů bude samostatnou kapitolou ovládání kancelářské techniky. Žijeme v době, kdy už existují mladí lidé, kteří vstupují na pracovní trh, aniž by věděli, jak používat e-mail. Zato moc dobře vědí, jak používat sociální sítě a různé aplikace pro on-line a multimediální komunikaci.

Firemní komunikace tedy míří do nové fáze, označované jako "konverzační rozhraní". Zaměstnanci postupně přestanou být nuceni při práci neustále přepínat z jednoho komunikačního kanálu do jiného. To samozřejmě usnadní a podpoří činnost v reálném čase, kterou e-maily brzdí. Spolupráce bude mnohem účinnější, protože lidé budou reagovat v řádu sekund, a ne hodin nebo dnů.  

Dalším fenoménem jsou roboti určení ke spolupráci s lidmi (tzv. cobots), kteří si svůj debut už odbyli ve výrobním průmyslu, používají se na linkách a jsou dnes běžným pracovním článkem v distribučních centrech, jaká provozuje třeba Amazon.

Můžeme očekávat, že automatické systémy budou hrát stále větší roli i v kancelářích budoucnosti, protože jejich ceny klesají a stávají se čím dál dostupnějšími. Zaměstnanci by je však neměli vnímat jako hrozbu, ale jako příležitost pro lepší rozvinutí svého potenciálu v rámci jádrových aktivit firmy.

Text je součástí projektu Kancelář budoucnosti, který chce přinášet vize odborníků z různých oblastí s cílem nastínit, jak se za 20 let změní kancelář, její technologie a způsob, jakým je využíváme. Partnerem projektu je společnost Canon CZ, která je globálním lídrem v inovacích a poskytování technologií z oblasti zpracování obrazu, tiskových služeb a dodavatelem inteligentních kancelářských řešení.

Autor: Igor Hendrych | 10. 9. 2018