Papír nevymře ani v moderní kanceláři

Při představování trendů budoucnosti bývá často prezentována takzvaná "bezpapírová kancelář" a v jejím rámci brzký konec tisku. Současný vývoj v oblasti kancelářských i domácích zařízení však nástup zcela digitální kanceláře výrazně zpomaluje. A vyjdeme-li ze zkušeností, je velmi pravděpodobné, že tisk v nějaké podobě přežije.

Pro dokreslení si vypůjčíme jeden příklad, který známe všichni. Týká se tisku a uchovávání fotografií. S příchodem digitálních snímků se přepokládalo, že je stačí ukládat jen v elektronické podobě. V domácím počítači nebo někde v cloudu. Ale možná i vaše zkušenost potvrzuje, že postupem času o některé fotografie přicházíme.

Je poškozený zdroj nebo snímky při zálohování zmenší neplacené cloudové úložiště. A najednou ztrácíme část fotografií, část vzácných vzpomínek, které jsou nenahraditelné. Když proti tomu postavíme starou osvědčenou metodu, tedy tisk fotografií, zjišťujeme, že mají větší šanci možné zničení přečkat.

To samé lze aplikovat na některé dokumenty, jak v kanceláři, tak doma. Pokud jsou tištěné dokumenty někde jen založeny, dokážou vydržet relativně dlouhou dobu. Jestliže je uchováváme čistě v elektronické podobě a pravidelně je nekontrolujeme nebo elektronicky "neoprašujeme", hrozí jejich nevratná ztráta.

Z těchto důvodů si současná tisková zařízení dávají za cíl poskytovat takové nástroje a funkce, aby bylo možné s dokumenty pracovat v papírové i elektronické podobě. A rychle tak reagovat na aktuální potřeby dané situace.

Multifunkční zařízení kromě tisku či kopírování nabízejí skenování. Nejde však jen o obyčejně oskenovaný dokument. Tento typ "digitalizace" je pouze nedokonalou kopií originálu, jejíž další možnosti využití jsou velmi omezené. Aktuální nástroje, které se dále vyvíjejí, dokážou mnohem více. Například oskenovat papír a rovnou ho uložit ve formátu PDF, který se přímo stává archivačním formátem. Ten lze ihned dále distribuovat, přičemž zařízení pomocí standardních protokolů přímo komunikuje s poštovním serverem.

Podívejte se, co sami držíte v ruce…
Při budování moderní kanceláře je zároveň možné vysledovat mírný odklon od centralistické koncepce. Vedle jednoho velkého zařízení nyní přibývají další, mnohem menší, která dokážou uspokojit požadavky různých uživatelů v různých situacích.

V rámci organizace, pracovní skupiny nebo kanceláře totiž není možné jediným zařízením splnit veškeré úkoly a potřeby. Jde typicky o HR, oddělení financí a logistiky nebo klientská centra, která produkují obrovské množství dokumentů. Ne všechny - kvůli jejich důvěrnosti či nutnosti je mít hned u sebe - lze tisknout na centrálním stroji.

Řešením je malé zařízení umístěné co nejblíže uživateli. Tomu pak stačí natáhnout ruku a vše má k dispozici. Přitom i tento systém už podporuje digitalizaci nebo přímo disponuje nástroji pro zajištění kontroly nad veškerými procesy.

Až zase půjdete na poradu, podívejte se, co držíte v ruce. Bude to pouze tablet "nabušený" miliony dat, nebo i papír s vytištěnými poznámkami? Nejspíš obojí. Troufám si říct, že ani za dvacet let tomu nebude jinak.