IT manažeři se bojí auditů. Důvodem jsou nedostatky v digitálním vybavení firmy

PRAHA, 18. června 2024 – Pouze jeden ze čtyř IT manažerů se před auditem cítí sebejistě. A to hlavně kvůli obavám ze zásadních nedostatků v oblasti digitálního vybavení podniku, jako jsou přehled nad procesy správy informací a dokumentů, které jsou pro jejich roli klíčové. Vyplývá to z mezinárodního průzkumu společnosti Canon, do něhož se zapojilo 1709 manažerů ze sedmi evropských trhů.¹

„Nové technologie v současné době mění možnosti hybridního pracovního prostředí, kde se informace vyměňují jak v digitální, tak v tištěné podobě. Tento systém jde ruku v ruce s novými očekáváními. Informace hrají v tomto kontextu zásadní roli, protože mohou rozhodnout o tom, jak dobře se podniky dokáží přizpůsobit a reagovat na nové výzvy. Náš průzkum však ukazuje, že obavy spojené se správou a ochranou dat, stejně jako nedostatečná produktivita při řízení procesů zpracování dokumentů, brání IT týmům využít plný potenciál informací ke zvýšení celkové hodnoty podniku,“ říká Marc Bory, viceprezident pro digitální tisk a řešení, marketing a inovace společnosti Canon Europe.

Obavy o data
Obavy spojené se správou dat jsou jasně vidět na míře sebevědomí vedoucích IT pracovníků před auditem. Na otázku, proč tomu tak je, odpovídají dvě konzistentní teze: nedostatek kontroly nad chováním zaměstnanců a nedostatečná přehlednost dokumentů a dat, přičemž obě tyto skutečnosti hrají zásadní roli.

Tyto obavy nejsou zcela liché. Více než třetina (36 %) vedoucích pracovníků tvrdí, že mají podezření nebo jsou si vědomi toho, že zaměstnanci nedodržují vždy pravidla pro dodržování předpisů (např. GDPR), zatímco každý pátý manažer IT (17 %) uvedl, že se v posledním roce setkal s náhodným porušením předpisů ze strany zaměstnanců. Tím vzniká interní zátěž. Více než polovina z nich uvádí, že bezpečnost IT jim zabírá značnou část pracovního dne.

Omezování rizik – zejména pokud jde o bezpečnost IT a dodržování předpisů – je pro vedoucí IT pracovníky stále na prvním místě. 60 % manažerů IT oddělení řadí bezpečnost mezi tři největší výzvy, přičemž více než čtvrtina (28 %) ji uvádí na prvním místě.

Absence skutečného digitálního pokroku
Podle průzkumu jsou ředitelé IT oddělení přesvědčeni o své digitální vyspělosti, neboť 78 % z nich se domnívá, že jejich organizace jsou již z hlediska digitálních procesů vyspělé. To znamená, že využívají procesy, které jsou digitalizované a automatizované. Nicméně průzkum ukazuje jiný obraz.

• Výsledky ukazují, že jsou organizace na podobné úrovni jako v roce 2022, pokud jde o sledování, zpřístupňování, sdílení a mazání dokumentů pro účely auditu.
• Automatická přístupová práva k dokumentům – nejběžnější možnost – najdeme pouze u 53 % organizací, což znamená, že plné zavedení automatizace řízení informačních a dokumentových procesů je ještě daleko.
• Každý desátý vedoucí pracovník rezignoval během posledních dvou let na realizaci implementačního projektu. Mezi problémy spojené s implementací patří potíže s kompatibilitou (28 %), zpoždění (27 %) a přetrvávající závady nové technologie (21 %).

Přestože výhody, které může digitalizace firmám přinést, jsou zřejmé – téměř všichni, kdo zavedli automatizaci (99 %), uvádějí, že přínosy daleko přesahující rámec dodržování předpisů, protože práce je efektivnější (37 %), zlepšují se zkušenosti zaměstnanců (35 %) a zlepšuje se také zákaznická zkušenost (34 %) – mnoho ředitelů IT plně nevyužívá dostupná řešení pro správu dokumentů. Tento nedostatečný digitální pokrok omezuje možnosti IT týmů a způsobuje, že nemohou naplnit svůj potenciál.

Tori Miller Liu, prezidentka a generální ředitelka Asociace pro inteligentní správu informací (AIIM), uvedla: „Digitální svět vyžaduje, aby se moderní pracoviště řídila kvalitními a maximálně přístupnými informacemi nebo nestrukturovanými daty. Správa rostoucího objemu nestrukturovaných informací v hybridním prostředí je však pro organizace náročná. Řešením je efektivní správa informací; přináší lepší přehled a kontrolu, vyšší soulad s předpisy a také otevírá nové příležitosti vycházející ze stávajících informací.“

Představujeme IMS
Na základě více než 30 let zkušeností v oblasti služeb a řešení vytvořila společnost Canon řešení Information Management Solutions (IMS), které se zaměřuje na podporu podniků při zefektivňování procesů a informačních toků v rámci společnosti. Canon IMS poskytuje organizacím technologie, služby a poradenství, které pomáhají s digitalizací a hyperautomatizací podnikových procesů.

Společnost Canon, která poskytuje služby v širokém spektru průmyslových odvětví včetně výroby, financí, veřejného sektoru a telekomunikací, disponuje hloubkou a rozsahem odborných znalostí, které jí umožňují nabízet důvěryhodná komplexní řešení pro nejrůznější výzvy v oblasti správy informací. V současné době má společnost Canon v regionu EMEA více než 300 specialistů na správu informací, kteří pomáhají více než 2 000 evropských zákazníků.

„Firmy se stále častěji obracejí na IT týmy, aby jim pomohly generovat přidanou hodnotu při podnikání pomocí technologií. Ať už je organizace bankou, maloobchodním prodejcem, startupem nebo podnikem, způsob, jakým zachycuje, zpracovává a poskytuje informace, je pro její celkový úspěch rozhodující. Canon IMS pomáhá našim zákazníkům získat kontrolu nad jejich informačními a spisovými procesy, využít novou efektivitu a dosáhnout udržitelného růstu, který se od nich v současné době očekává,“ dodává Marc Bory z Canonu.