Oznámení o ochraně osobních údajů pro nábor do společnosti Canon

Toto Oznámení poskytne uchazečům o zaměstnání („vy“ v příslušném gramatickém tvaru) obecné informace o zpracovávání osobních údajů společností Canon a o právech, která vám dle zákona o ochraně osobních údajů náleží. V tomto Oznámení budeme tento typ informací nazývat „Náborové údaje“. Toto Oznámení si, prosím, pečlivě přečtěte dříve, než společnosti Canon své osobní údaje poskytnete.

Výraz „Canon“ značí společnost Canon Europa N.V a kterékoliv z jejích přidružených a dceřiných společností, které s průběhem času vznikají a zanikají. Společnost Canon je v tomto Oznámení také označována výrazem „my“ v příslušném gramatickém tvaru.

Shromažďování osobních údajů

Náborové údaje shromažďujeme pro účely zajišťování lidských zdrojů, vedení výběrových řízení a organizačního plánování. V důsledku toho o vás můžeme shromažďovat, mimo jiné, následující údaje:

• Údaje ze žádosti: Tyto údaje nám poskytují obecné informace o tom, kdo jste, a pomáhají nám vytvořit si obrázek o vašich schopnostech a vaší vhodnosti pro určité pracovní pozice. Tento typ informací může zahrnovat vaše jméno, adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu, další kontaktní informace a vaše preferované metody komunikace. Tyto údaje mohou také zahrnovat informace obsažené ve vašem průvodním dopise, životopise/resumé (tedy profesní kvalifikace, předchozí pracovní zkušenosti, dosažené vzdělání, kompetence a dovednosti, současné základní finanční ohodnocení, další bonusy a/nebo odměny a osobní zájmy a zkušenosti), informace z vašich účtů na sociálních sítích či z osobních webových stránek a účtů (např. LinkedIn či Twitter), informace o tom, jak jste se o pracovní pozici dozvěděli, informace o typu práce a projektech, kterých jste se účastnili, a jakékoliv jiné informace, které nám ve vaší žádosti o zaměstnání chcete poskytnout.
• Údaje z náborového procesu: Informace shromážděné v důsledku náborového procesu, tedy vaše výsledky získané v rámci testování nebo na osobních pohovorech a informace poskytnuté osobami, které na vás mohou podat reference.
• Údaje pro budoucí pracovní příležitosti: Tyto informace jsou shromažďovány, abychom s vámi mohli udržovat kontakt v případě, že se ve společnosti Canon v budoucnu objeví nové pracovní příležitosti. Tyto informace zahrnují např. vaše jméno, e-mail, profil služby LinkedIn, místo bydliště, odborné znalosti a typ pozice, o kterou se zajímáte. Pokud chcete, můžete při podávání žádosti o zaměstnání požádat o nezařazení do této databáze.
• Přihlašovací jméno a heslo a další podobné informace spojené s vaším ověřováním.
• Údaje ze stránky online systému náboru společnosti Canon: Tyto údaje souvisí s vaším užíváním našeho webového portálu a zahrnují informace jako je například vaše IP adresa. Tyto informace mohou být shromažďovány pomocí souborů cookie a podobných technologií. Pro bližší informace o našem užití souborů cookie si prosím přečtěte naše Zásady používání souborů cookie.

Společnost Canon může také provádět další ověřování a získávat hodnocení od třetích stran a v průběhu náborového procesu tyto informace uchovávat („Prověření před zaměstnáním“). Osobní údaje týkající se záznamů v trestním rejstříku či zdravotních údajů budou prověřovány pouze v případě, že to umožňuje patřičný zákon.

Pokud zamýšlíte, že nám v rámci vašeho životopisu/resumé poskytnete údaje o osobách, které na vás mohou podat reference, či jiných třetích stranách, odpovídáte za to, že tato třetí strana souhlasí s tím, že její osobní údaje obdržíme. Pokud nám tyto údaje poskytnete, společnost Canon tím automaticky předpokládá, že jste tento souhlas obdrželi.

Vyznačíme, které námi vyžádané informace jsou povinné a které ne. Dále také vysvětlíme důsledky toho, pokud se rozhodnete nám neposkytnout údaje, které jsme označili za povinné. V některých případech to může vést k tomu, že vaši žádost o zaměstnání nebudeme schopni zpracovat.

Užití osobních údajů

Tyto osobní údaje využíváme k vyhodnocení a výběru kandidátů. Typické příklady užití zahrnují:

• ověřování a zpracovávání vaší žádosti, např. abychom mohli vyhodnotit, zda vaše schopnosti odpovídají požadavkům, vytvořit užší výběr kandidátů a ověřit reference a profesionální kvalifikace, které nám uchazeči poskytli;
• organizování a vedení pohovorů a testů;
• správu naší fyzické ostrahy budov, abychom byli schopni např. zajistit, že jsou naše prostory, majetek, informace, zaměstnanci a další personál v bezpečí;
• vyhodnocování a posuzování výsledků pohovorů a testů; a
• další případná užití nutná v průběhu výběrových řízení , včetně konečného náboru.

Náborové údaje můžeme také využít pro dodržování právních norem a zákonů, např. abychom splnili požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví a jiné zákonné a finanční povinnosti, či ve spojitosti se soudními spory či interními šetřeními či audity a k zajištění souladu s našimi firemními zásadami v oblasti prevence praní špinavých peněz, úplatkářství či korupce a v oblasti monitorování rovných příležitostí.

Kdykoliv budeme ověřovat Náborové údaje, které získáme během náborového procesu v rámci Prověření před zaměstnáním, předem vás informujeme o tom, které aspekty vašich Náborových údajů budeme ověřovat, včetně vysvětlení toho, jakým způsobem budeme toto Prověření před zaměstnáním provádět. Údaje o záznamech v trestním rejstříku (pokud je budeme shromažďovat) či zdravotní údaje budeme shromažďovat pouze skrze oficiální autorizované zdroje a v souladu s patřičnými zákony.

Vaše Náborové údaje budeme zpracovávat, pouze pokud pro to existuje patřičný právní základ. Obecně budeme vaše údaje zpracovávat za tím účelem, abychom byli schopni lépe zhodnotit, zda s vámi budeme chtít uzavřít pracovní smlouvu. Vaše Náborové údaje budeme zpracovávat na základě vašeho souhlasu, přičemž svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Dále můžeme vaše Náborové údaje zpracovávat, abychom dodrželi naše zákonné povinnosti nebo protože je v našem oprávněném podnikatelském zájmu tak učinit (např. pokud potřebujeme našim zájemcům dostatečně do detailu porozumět, abychom mohli vést efektivní náborový proces).

Zveřejňování osobních údajů

(a) V rámci společnosti Canon

Přístup k Náborovým údajům je v naší skupině společností umožněn pouze těm lidem, kteří tyto údaje potřebují znát. Jsou to tedy například určití zaměstnanci společnosti Canon, kteří budou zpracovávat vaši žádost a mají na starosti správu náborového procesu (může zahrnovat pracovníky oddělení lidských zdrojů a pracovníky, kterým byste byli podřízení, pokud uspějete ve výběrovém řízení).

(b) Mimo společnost Canon

Společnost Canon spolupracuje se třetími stranami, které nám poskytují služby. Náborové údaje tedy můžeme např. sdílet s poskytovateli, kteří spravují naši online náborovou platformu, či kteří pro nás provádějí testování kandidátů a ověřují vaši žádost a informace, které jste nám poskytli. To zahrnuje ověřování akademických a profesních kvalifikací. Zpravidla s našimi dodavateli a dalšími třetími stranami budeme sdílet Náborové údaje v následujících případech:

• pokud to vyžaduje zákon;
• v reakci na legitimní žádost o pomoc ze strany policie či jiných donucovacích orgánů (včetně donucovacích orgánů provozovaných v zemích, ve kterých Canon či jeho subdodavatelé a zástupci podnikají, či v zemích, do kterých byly vaše osobní údaje předány v souladu s tímto Oznámením); a/nebo
• za účelem získání právní pomoci od našich externích právních zástupců či ve spojení se soudním sporem ze strany třetí osoby.

Společnost Canon také učiní patřičné technické, organizační a právní kroky, aby zabezpečila vaše osobní údaje.

Uchovávání vašich osobních údajů

Společnost Canon je globální organizace a disponuje přidruženými společnostmi, obchodními procesy, správními strukturami a technickými systémy, které překračují státní hranice. Společnost Canon tedy může využívat zdrojů a serverů, které se nacházejí v různých zemích v regionu Evropy, Středního východu a Afriky. V souladu s tím pak mohou být vaše osobní údaje převáděny a zpracovávány mimo zemi, ve které jste použili webové stránky společnosti Canon či ve které jste společnosti Canon jiným způsobem poskytli své osobní údaje. To zahrnuje i země ležící mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), které nemají zákony, které specificky zohledňují ochranu osobních údajů.

Kdykoliv převedeme vaše Náborové údaje mimo EHP či Spojené království, podnikneme zákonem požadované kroky, abychom zajistili, že jsou vaše Náborové údaje patřičně chráněné a že s nimi bude nakládáno bezpečně a v souladu s tímto Oznámením. Pokud se nacházíte v EHP či Spojeném království, můžete nás požádat o kopii opatření, která jsme za těchto okolností podnikli ve snaze chránit vaše Náborové údaje a právo na soukromí.

Doba uchovávání vašich osobních údajů

Vaše Náborové údaje uchováváme v souladu s našimi interními zásadami a procedurami uchovávání dat. Společnost Canon si uchová vaše osobní údaje po dobu 12 měsíců od data poskytnutí či od data poslední aktualizace vašich informací o vašem účtu / osobních informací. Pokud se však rozhodnete, že vás již nemáme brát v úvahu ohledně dalších budoucích otevřených pracovních pozic, můžete si tuto možnost zvolit během procesu vyhodnocování žádosti o zaměstnání a my vaše informace po ukončení náborového procesu vymažeme. Po 12 měsících od poskytnutí údajů či od poslední aktualizace vašeho profilu budou vaše údaje anonymizované a nebudou již přístupné k prohlížení či sledování. Před počátkem anonymizačního procesu vám společnost Canon může zaslat upozornění, abyste měli možnosti si zvolit, zda své údaje chcete ponechat v naší databázi talentů. Pokud chcete v této databázi po uplynutí výše zmíněné lhůty zůstat, stačí odpovědět na naše upozornění a společnost Canon si vaše údaje může ponechat dalších 12 měsíců.

Pokud v náborovém procesu společnosti Canon uspějete a stanete se zaměstnancem, vaše osobní údaje se mohou stát součástí vašeho zaměstnaneckého záznamu, být dále použity pro jiné účely související se zaměstnáním/prací a být uchovávány v databázi talentů pro budoucí pracovní pozice. Vaše osobní údaje mohou také podléhat dalším zásadám pro ochranu osobních údajů, které se vztahují na zaměstnance společnosti Canon.

Vaše práva

Jakožto osoba, jejíž osobní informace zpracovává společnost Canon, máte právo požádat o přístup, opravu či výmaz Náborových údajů, které uchováváme. Můžete mít také právo vznést námitku či omezit určité druhy zpracovávání vašich Náborových údajů a požádat o zhotovení a dodání strojově čitelné kopie Náborových údajů, které jste nám poskytli.

Pokud si všimnete chyby ve vaší žádosti, kterou byste chtěli opravit, prosím aktualizujte dané informace v našem online systému nebo nás kontaktujte (viz kontaktní údaje níže).

Zákonné nároky můžete uplatnit prostřednictvím komunikačních kanálů uvedených v kontaktních údajích níže. Jakékoliv žádosti na uplatnění vašich práv posoudíme jednotlivě, případ od případu. Mohou existovat okolnosti, ve kterých nejsme ze zákona povinni vaší žádosti vyhovět či kde patřičné předpisy o ochraně osobních údajů stanovují zákonnou výjimku.

Pokud nejste spokojení se způsobem, jakým jsme naložili s vašimi Náborovými údaji, prosíme vás, abyste nás nejprve kontaktovali. Pokud i nadále nebudete spokojeni, máte právo podat stížnost orgánu pro ochranu údajů.

Vaše osobní údaje (včetně životopisu) můžeme kdykoliv bez varování smazat. Z tohoto důvodu byste si měli uchovávat vlastní kopii osobních údajů, které jste nám poskytli.

Jak nás kontaktovat

Společnost Canon je odhodlaná chránit vaše osobní údaje v souladu s patřičnými zákony o ochraně soukromí a ochraně osobních údajů. Ohledně záležitostí týkajících se tohoto Oznámení můžete kontaktovat našeho pracovníka pro ochranu osobních údajů na adrese DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Můžete také kontaktovat společnost Canon Europe Ltd. na adrese:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Spojené království
United Kingdom UB11 1AF.

Aktualizace tohoto oznámení

Toto oznámení můžeme čas od času aktualizovat, aby odpovídalo změnám v právních předpisech, regulačním pokynům či našim vlastním postupům v oblasti ochrany osobních údajů v souladu se zákony. Když k takovýmto aktualizacím dojde a kde to požaduje zákon, poskytneme vám nové či aktualizované oznámení, ve kterém vám přiblížíme změny, ke kterým v užívání vašich Náborových údajů dojde, včetně toho, co musíte případně udělat vy, je-li třeba.

Toto Oznámení bylo naposledy aktualizováno 26. dubna 2018